Este producto es el último lanzamiento de QuadMinds y surge del proceso de entrevistas con clientes que realiza de forma periódica nuestro equipo de Onboarding en colaboración con el área de desarrollo de producto. En estas reuniones detectamos una oportunidad a partir de algunas situaciones que se repetían en varias compañías.
Tanto las áreas logísticas propias de cada empresa como los operadores o cargadores que realizan las entregas de forma tercerizada tienen la necesidad de mejorar continuamente la calidad del servicio que brindan. Además, les resulta imprescindible incluir en el proceso a todos los actores de la cadena logística. Puntualmente, esta cuestión de acceso a la información como obstáculo para la eficiencia logística fue expresada en afirmaciones como:
“Nuestros vendedores que están en la calle necesitan ver la información desde el celular.”
“Hoy a nuestros vendedores solo les podemos enviar una foto en lugar de más información.”
“Quedamos en el medio entre la empresa y sus clientes finales.”
Es en este punto en el que comenzamos a ver la necesidad a partir de la cual se diseñó el nuevo Portal de órdenes y a plantear escenarios frecuentes que nos permitan profundizar en la solución que queríamos desarrollar.
¿Cómo facilitar el trabajo entre el área comercial y logística?
El seguimiento de los pedidos y el traspaso de información son fundamentales para mantener la eficiencia en las entregas. El área comercial recurre constantemente a logística para verificar estados de pedidos o ante reclamos de sus clientes para los que necesitan dar respuestas rápidas.
Logística es un área dinámica que tiene que cumplir con tiempos exigentes y que suele cargar con el peso de los errores. Ventas, por su parte, convive con reclamos y demandas de sus clientes.
Ambas áreas se articulan y retroalimentan. Sin embargo, para logística es agotador tener que contestar llamados constantemente y para ventas es incómodo no poder tener información detallada y fehaciente en un celular, cuando la necesitan.
Además, suele ocurrir que, cuando ventas solicita información sobre el estado de una orden, recibe una foto o una captura de pantalla. Este tipo de soporte informativo es estático, no se actualiza automáticamente y tiene una utilidad de corto plazo.
Es necesario ir más allá y ofrecer una herramienta que proporcione autonomía, tanto para logística como para ventas.
¿De qué manera se puede mejorar la relación con los operadores logísticos?
Los cargadores u operadores logísticos también tienen relevancia en este tipo de situaciones frecuentes, sobre todo ante situaciones de fallos en las entregas.
Son empresas que ejecutan una tarea esencial: se ocupan de hacer llegar los productos a los clientes finales en el caso de las empresas o comercios que no cuentan con flota propia. Tanto para la compañía que comercializa productos como para la que los transporta, la necesidad de acceso a información fehaciente y centralizada es un activo que puede hacer una diferencia grande en el servicio de entrega y la percepción del cliente sobre la empresa a la cual le compra.
Para dar un ejemplo concreto, imagina que eres un operador logístico que trabaja para un ecommerce o para una distribuidora de alimentos que provee a comercios minoristas. La empresa tiene su equipo de ventas y tú, como operador logístico, realizas todas las entregas que gestionan a diario.
Ahora imagina que un cliente de la empresa que te contrató reclama un pedido que no fue entregado, ¿cómo resolverías esta situación? ¿A qué área de la empresa recurrirías? ¿De qué manera responderías y a quién?
Portal de órdenes: una solución para ayudarlos a todos
El nuevo Portal de órdenes viene a resolver todas estas situaciones. Es la forma ideal de acortar la brecha de comunicación entre la empresa, el equipo de ventas y el cargador u operador logístico.
Este módulo se puede contratar de forma adicional a cada plan de QuadMinds. Cada licencia implica un acceso al portal y una vez dentro del mismo se puede acceder a información de estado de pedidos diferenciada por clientes y por vendedor o ejecutivo de cuentas. Es accesible las 24 horas del día, todos los días de la semana. Al ser una web app responsive se puede acceder desde cualquier dispositivo móvil, desde cualquier lugar del mundo.
Dentro de nuestros planes Enterprise y Performance los clientes ya cuentan con la herramienta Manager App, dirigida a gerentes o supervisores del área logística, que incluye información de todas las órdenes del día. Con el Portal de órdenes, en cambio, los datos están segmentados por aquello que es pertinente para cada licencia o usuario. De esta manera, se genera autonomía, se ahorra tiempo y se resuelve rápidamente la necesidad de acceder a información.
Conclusiones
El Portal de órdenes es una herramienta que nació gracias a las entrevistas periódicas que realizamos con nuestros clientes. Se trata de un módulo adicional que brinda información consolidada y facilita la búsqueda de estados de pedidos de clientes. Es muy útil para identificar rechazos o entregas fallidas en el momento, para actuar con velocidad. Es responsive y accesible desde cualquier lugar, además de autogestionable: quienes tienen acceso pueden ver la información 24/7 sin depender del área logística.
Su objetivo es resolver situaciones muy frecuentes en empresas que hacen entregas como cuando un vendedor llama constantemente a logística para saber si su cliente recibió un pedido o para empresas que trabajan con cargadores u operadores logísticos y quieren darles acceso solo a este módulo, con detalle de clientes por cada vendedor o conductor.