Hoy más que nunca el mercado y los clientes son más exigentes, y cumplir con estas exigencias se torna cada vez más complicado. Aquí es donde las áreas de marketing y ventas tienen un rol fundamental para asegurar el éxito de las empresas.
Por ello, los departamentos de marketing y ventas deben contar con herramientas que les permitan realizar un buen planeamiento del presupuesto. Estas herramientas ayudan a coordinar, planificar y controlar las acciones que realizarán a partir de los reportes generados en meses anteriores.
Esto, con el objetivo de que los recursos sean invertidos de forma productiva y se eviten gastos que no contribuyan al crecimiento de las organizaciones.
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Factores que influyen en la correcta ejecución del presupuesto de marketing y ventas
El presupuesto es una herramienta de gestión. Es un plan de acción al cual se le asignan recursos financieros para los gastos y la ejecución de los diferentes objetivos establecidos.
Para una correcta ejecución del presupuesto influyen varios factores importantes. Los responsables como el jefe de área o la gerencia, al igual que el área de marketing y ventas deben tener presente estos factores para mejorar:
- La planificación.
- El seguimiento.
- Control.
Algunos de los elementos que influyen para una correcta ejecución y control del presupuesto son:
- Establecer objetivos específicos, medibles y alcanzables.
- Creación de estrategias de marketing adaptadas a tus clientes y productos.
- Metas de ventas diarias, semanales, mensuales y anuales.
- Sectorización de clientes.
- Publicidad enfocada en tu público.
- Evaluaciones del rendimiento del equipo de ventas.
- Cumplimiento de las visitas en los sectores establecidos.
- Seguimiento y control de las visitas y entregas de productos.
Una de las mayores debilidades en las organizaciones que afectan la efectividad de los equipos de ventas, son las deficiencias en la planificación de rutas sectorizadas.
Para lograr disminuir o eliminar esta falla se establecen frecuencias definidas de visitas, apegadas a las estrategias comerciales, basadas en reportes de estrategias y ventas anteriores.
¿Cómo incide una mala distribución de la fuerza de ventas en la ejecución del presupuesto?
No importa cual sea el tipo de industria, de qué tamaño sea tu empresa o los niveles de facturación que poseas. Todos los días las fuerzas de marketing y ventas enfrentan nuevos desafíos que son exclusivos de tu empresa y clientes.
Sin embargo, resulta alarmante que muchas empresas comparten situaciones o problemas comunes como falta de seguimiento a los clientes, vendedores y entregas.
Una de ellas es la falta de información actualizada en tiempo real, mala segmentación de clientes y zonas de visitas y entregas. ¿Te resulta algo familiar?
Todo ello afecta de manera negativa el presupuesto de tu empresa, aumentando los costes de distribución y entregas de tus productos.
Al no contar con un seguimiento de ventas efectivo se ven afectados los tiempos de entrega, generando una experiencia negativa para la imagen del cliente.
¿Por qué puede haber mala distribución de las visitas?
La principal razón por la que existe mala distribución de visitas es debido a una deficiente estructura que no se cumple.
Por el contrario, una buena distribución de visitas consiste en una división geográfica en función de distribuir los sectores proporcionalmente en territorio y rotación de producto para cubrirlo de forma rentable, definiendo las rutas de ventas para su cobertura y tarea de monitoreo y control.
Otra razón, sobre todo en empresas dedicadas a las ventas de alimentos y bebidas, es asignar rutas y visitas que no han sido optimizadas.
Para identificar los niveles de rotación de productos en cada establecimiento se debe realizar un estudio de mercado detallado, además de adecuar la frecuencia de visitas, permitiendo ampliar o recortar la zona y número de clientes a atender.
Puede suceder que un vendedor realice visitas a clientes fuera del itinerario o zona que ha de seguir, periódicamente o no, para cumplir las metas establecidas. Muchas veces por falta de una eficiente planificación o por falta de seguimiento y control.
Todo ello afecta directamente la trazabilidad en la logística de entrega, coordinación de rutas y tiempos debido a la dispersión entre un cliente y otro, además de aumentar los costos de entrega.
La buena noticia es que, la mayor parte de estos problemas pueden ser resueltos cuando se cuenta con los recursos tecnológicos y humanos capacitados.
Tu equipo de marketing y ventas o el responsable del área de logística pueden corregirlos cuando se detectan estas situaciones a tiempo.
¿Cómo pueden ayudarte los reportes de QuadMinds?
Es necesario generar como primer paso rutas optimizadas y eficientes adaptadas a tu plan de estrategias comerciales. Para ello, debes tomar en cuenta la distribución, resultados de visitas y recorridos anteriores.
Esto te permite mejorar tus niveles de servicios, de entregas, tiempos de planificación y costes de transporte.
Además, los reportes generados por nuestro software QuadMinds, te ayudarán a:
- Ver las frecuencias de visitas.
- Reformular objetivos.
- Elaborar promociones en fechas de poca frecuencia de pedidos.
- Fallas de visitas del vendedor para mejorar.
- Evaluación de la eficiencia de las rutas, para establecer si es necesario optimizarlas o cambiarlas.
- Visibilidad de rutas y transportes.
- Acceso a toda la información de rutas de entrega en tiempo real y muchos beneficios más.
Asimismo, con nuestro portal de órdenes podrás tener visibilidad y autonomía, al igual que tu equipo de ventas y cargadores, o dadores de carga.
Con esta herramienta podrás mejorar el trabajo del área logística, además de:
- Filtrar órdenes programadas, activas o cualquier otro tipo de órdenes (entregas, retiros o cobro).
- Ver toda la información detallada, desde tipo de orden, destinatario, estado de la visita, certificación, fotos y más.
- Exportar todas las órdenes filtradas.
- Obtener en PDF una orden en particular y mucho más.
Conclusiones
Realizar una correcta ejecución del presupuesto de una empresa no es sencillo. En el caso de marketing y ventas, que forman una parte muy importante, es fundamental realizar una buena planificación.
Además de tener una gran responsabilidad, ya que son los encargados de dar a conocer tu marca y generar los ingresos de tu empresa.
Sin embargo, gracias a las tecnologías disponibles en la actualidad estas áreas pueden realizar un trabajo mucho más eficiente.
Tomando en cuenta las facilidades de generar reportes que se pueden actualizar de forma rápida y sencilla, en tiempo real. Por consiguiente, esto brinda grandes beneficios a las empresas que realizan entregas diariamente, permitiendo optimizar las rutas.
Con los reportes de nuestra plataforma QuadMinds, basados en estadísticas de entregas, tiempo en ruta y kilómetros recorridos, puedes planificar las estrategias del equipo de ventas, mejorar los tiempos de entrega y controlar tu operación logística. Lo que se traduce en mayor rentabilidad para tu empresa.
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