La hoja de ruta es uno de los documentos más importantes en la logística. Especialmente porque se documentan los datos clave para hacer el transporte y la entrega eficiente de los productos.
Es por esta razón que si trabajas en una empresa logística, este término no te será ajeno. Sin embargo, en los últimos años la hoja de ruta también se digitalizó para agilizar los procesos en tiempo real.
En este artículo, hablaremos a profundidad de la ruta de logística, los tipos, funcionalidad, objetivos, beneficios y cómo se debe hacer una.
La hoja de ruta
La hoja de ruta es un documento donde se registran todos los datos y eventos del transporte de pedidos. Presenta los datos necesarios para realizar un trabajo de transporte y entrega eficiente.
Los datos que debe contener este documento son:
- Fecha del transporte.
- Datos de la empresa de reparto y del conductor.
- Datos del remitente.
- Datos del destinatario (nombre apellido y dirección).
- Número de bultos.
- Peso.
Este instrumento contiene la lista de todos los puntos de entrega por los que el conductor tendrá que pasar para entregar los pedidos a los consumidores finales.
Además, en la hoja de ruta se registran datos sobre horarios de ingreso y egreso dentro de las zonas de descarga por lo que permite comparar horario previsto y real de las entregas. Constituye un control sobre la cantidad de bultos y el transportista deberá registrar en ella lo que carga y descarga.
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Tipos de hoja de ruta
Hoja de ruta tradicional: Hasta hace muy poco tiempo las empresas usaban un formato propio de hoja de ruta donde el transportista iba completando de manera manual las planillas con los avances y anotaciones del recorrido.
En el documento en papel, se confeccionaba la lista de puntos de entrega lo más ordenada posible, según el recorrido que se planificaba, y se debía detallar las cantidades de cada uno de los productos que se entregaban a modo de control.
Esta hoja manual resultaba muy vulnerable a romperse o perderse, extraviando datos importantes que podrían ser útiles para un seguro contra daños.
Hoja de ruta digital: el avance tecnológico llegó a los centros de logística agilizando los procesos de monitoreo y seguimiento de repartos.
Las hojas de ruta digitales permiten obtener y actualizar información en tiempo real. Esta forma de trabajar casi instantánea permite tomar medidas ante eventualidades sin impactar en las entregas a los consumidores finales.
Ya no se hace la lista de puntos de entrega de manera manual, sino que los software optimizan recorridos según distancia y tiempo. El conductor, por medio de una aplicación, accede a toda la información de manera permanente.
¿Cuál es su funcionalidad?
Las hojas de ruta digitales
- Permiten tener un panorama general del recorrido a realizarse.
- Se integran con el resto de la empresa, lo que permite obtener información de depósito, optimización de recorridos, repartos repentinos, etc.
- Pueden ser adaptadas a las necesidades de cada empresa.
- Habilitan la comunicación constante con el área de planificación mediante la actualización de cada paso del recorrido.
La hoja de ruta en tiempo real
Como te adelantamos al principio, hace algunos años atrás la hoja de ruta era diferente. De hecho, este era un documento estático.
Sin embargo, las nuevas tecnologías y el desarrollo de diferentes herramientas de gestión hicieron que todo cambiara porque a partir de esto, se pueden llegar a optimizar las rutas, los procesos y márgenes.
Como resultado, esto genera un gran impacto en la lealtad de tus clientes.
Importancia de la Hoja de Ruta Transporte Mercancías
Ahora bien, la hoja de ruta será de gran ayuda al momento de tener un accidente, daño o extravío de alguna mercancía. Esto será clave en los siniestros, especialmente porque podrás reclamar a la aseguradora.
Por otra parte, por medio de la hoja de ruta te permitirá verificar e identificar qué viaja en los vehículos.
Objetivo de la hoja de ruta
El objetivo de la hoja de ruta es tener un registro y control de todo lo que ocurre en la logística de transporte y entrega.
Se registra sobre los paquetes cargados en el vehículo, el recorrido a los diferentes puntos de entrega, los datos de los remitentes y destinatarios de los pedidos, los horarios en los que se hizo cada entrega, la cantidad de bultos que van descargando y quedando en el camión, comentarios o aclaraciones, etcétera.
¿Cómo se usa la hoja de ruta?
En QuadMinds te ofrecemos un software que te permite elaborar la hoja de ruta para tu equipo, monitorear y relevar información. El conductor puede acceder por medio de una aplicación.
La empresa puede hacer seguimiento de los pedidos y el conductor puede recibir modificaciones que actualizarán el recorrido para optimizar el proceso.
En esta misma aplicación el transportista puede certificar las entregas con una foto del remito, ingresar comentarios pertinentes y detallar los pedidos no entregados.
¿Cómo hacer una hoja de ruta eficiente?
Cada empresa puede llegar a utilizar una plantilla de hoja de ruta que considera eficiente u óptima.
Sin embargo, la información fundamental para poder hacer una hoja de ruta y que no debe faltar nunca es la siguiente:
- Fecha del transporte.
- Identificación de la empresa de transporte.
- Identificación de la entidad, persona o empresa que haya contratado el servicio.
- Identificación del vehículo a bordo del cual viajan las expediciones.
- Identificación del conductor del vehículo.
- Identificador único de la expedición.
- Datos adicionales como número de bultos y peso total.
Además de estos datos, este documento podría registrar la duración prevista que tiene la ruta, el número de kilómetros o alguna data adicional sobre la mercancía transportada.
Beneficios de contar con un software de gestión
Tener el respaldo de un software de gestión te permitirá hacer una planificación eficiente de las rutas de tu empresa. Por eso, soluciones como QuadMinds te ayudan en esta tarea para que tengas una gestión completa de tu flota. Debido a que:
- La empresa puede dar seguimiento a los recorridos.
- Es posible asignar la hoja de ruta al conductor e informarle entregas repentinas.
- El conductor puede loguearse e indicar su jornada laboral.
- Los conductores pueden certificar las entregas a través de la firma del cliente, foto al remito, ingresar comentarios y detalle de pedidos no entregados.
Tener una mayor visibilidad de cada paso hará que tengas una mejor gestión de tu flota y equipo de trabajo. Por lo que se reducen los costos y aumenta la efectividad.
Conclusiones
La hoja de ruta digital permite tener un registro y monitoreo en tiempo real, que te permite reducir ineficiencias, optimizar tiempos y gastos, y ofrecer al consumidor final un servicio confiable.
Por eso, es importante contar con una herramienta que te permita asignar la hoja de ruta a tus conductores sin problema. Haciendo que el trabajo sea más ágil y eficiente.
En QuadMinds te ofrecemos una solución tecnológica para el mejor desempeño del transportista y de toda la cadena logística. Contacta con un asesor y no te quedes con dudas.
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