Si te encuentras trabajando en el área de logística de una empresa, seguramente la hoja de ruta es una herramienta que manejas a diario junto al resto de los trabajadores del área, para controlar el reparto y la entrega de pedidos.
Estos últimos años las hojas de ruta avanzaron desde el punto de vista tecnológico por lo que hoy contamos con softwares que agilizan el proceso en tiempo real.
En tu servicio de logística, ¿ya incorporaron una hoja de ruta digital? En este artículo desarrollaremos qué funciones y objetivos tienen las hojas de ruta y porque conviene actualizar este instrumento de uno manual a uno digital. ¿Vamos?
La hoja de ruta
La hoja de ruta es un documento donde se registran todos los datos y eventos del transporte de pedidos. Presenta los datos necesarios para realizar un trabajo de transporte y entrega eficiente.
Los datos que debe contener este documento son:
- Fecha del transporte
- Datos de la empresa de reparto y del conductor
- Datos del remitente
- Datos del destinatario (nombre apellido y dirección)
- Número de bultos
- Peso
Este instrumento contiene la lista de todos los puntos de entrega por los que el conductor tendrá que pasar para entregar los pedidos a los consumidores finales.
Además, en la hoja de ruta se registran datos sobre horarios de ingreso y egreso dentro de las zonas de descarga por lo que permite comparar horario previsto y real de las entregas. Constituye un control sobre la cantidad de bultos y el transportista deberá registrar en ella lo que carga y descarga.
Tipos de hoja de ruta
Hoja de ruta tradicional: Hasta hace muy poco tiempo las empresas usaban un formato propio de hoja de ruta donde el transportista iba completando de manera manual las planillas con los avances y anotaciones del recorrido.
En el documento en papel, se confeccionaba la lista de puntos de entrega lo más ordenada posible, según el recorrido que se planificaba, y se debía detallar las cantidades de cada uno de los productos que se entregaban a modo de control.
Esta hoja manual resultaba muy vulnerable a romperse o perderse, extraviando datos importantes que podrían ser útiles para un seguro contra daños.
Hoja de ruta digital: el avance tecnológico llegó a los centros de logística agilizando los procesos de monitoreo y seguimiento de repartos.
Las hojas de ruta digitales permiten obtener y actualizar información en tiempo real. Esta forma de trabajar casi instantánea permite tomar medidas ante eventualidades sin impactar en las entregas a los consumidores finales.
Ya no se hace la lista de puntos de entrega de manera manual, sino que los software optimizan recorridos según distancia y tiempo. El conducto, por medio de una aplicación, accede a toda la información de manera permanente.
¿Cuál es su funcionalidad?
Las hojas de ruta digitales
- Permiten tener un panorama general del recorrido a realizarse.
- Se integran con el resto de la empresa, lo que permite obtener información de depósito, optimización de recorridos, repartos repentinos, etc.
- Pueden ser adaptadas a las necesidades de cada empresa.
- Habilitan la comunicación constante con el área de planificación mediante la actualización de cada paso del recorrido.
Objetivo de la hoja de ruta
El objetivo de la hoja de ruta es tener un registro y control de todo lo que ocurre en la logística de transporte y entrega.
Se registra sobre los paquetes cargados en el vehículo, el recorrido a los diferentes puntos de entrega, los datos de los remitentes y destinatarios de los pedidos, los horarios en los que se hizo cada entrega, la cantidad de bultos que van descargando y quedando en el camión, comentarios o aclaraciones, etcétera.
¿Cómo se usa la hoja de ruta?
En QuadMinds te ofrecemos un software que te permite elaborar la hoja de ruta para tu equipo, monitorear y relevar información. El conductor puede acceder por medio de una aplicación.
La empresa puede hacer seguimiento de los pedidos y el conductor puede recibir modificaciones que actualizarán el recorrido para optimizar el proceso.
En esta misma aplicación el transportista puede certificar las entregas con una foto del remito, ingresar comentarios pertinentes y detallar los pedidos no entregados.
Conclusiones
La hoja de ruta digital permite tener un registro y monitoreo en tiempo real, que te permite reducir ineficiencias, optimizar tiempos y gastos, y ofrecer al consumidor final un servicio confiable.
En QuadMinds te ofrecemos una solución tecnológica para el mejor desempeño del transportista y de toda la cadena logística. Contacta con un asesor y no te quedes con dudas.
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