Según un estudio llevado a cabo por Miebach Consulting y GS1, Alemania, entre 2005 y 2015 cerca del 50% de las empresas han enfocado sus objetivos y KPIs de la logística hacia la reducción de costos.
Sin embargo, tanto las prioridades de las empresas como sus KPI cambian con el tiempo: actualmente las organizaciones enfocan sus objetivos y KPI en el servicio al cliente, lo cual incluye la optimización de los procesos logísticos.
Entonces, frente a un mercado cambiando y condiciones de negocio volátiles, establecer un indicador logístico adecuado no es aleatorio. Los gerentes deben saber cómo implementar un KPI capaz de medir cada objetivo de forma precisa y de acuerdo con las necesidades del momento.
¿Qué son los KPIs en logística y por qué son importantes?
Los Key Performance Indicators son relaciones de datos numéricos que muestran el rendimiento de cada proceso logístico en comparación con un punto determinado en el histórico de la empresa u otra métrica de referencia.
Los KPIs de la logística tienen como función proporcionar información vital, en tanto permite identificar evoluciones o puntos de dolor y actuar en consecuencia con base en decisiones estratégicas. De esta forma, se busca mejorar la productividad, optimizar los costos y mejorar la calidad del servicio.
En 2011, los gastos en logística alcanzaban hasta el 25% de los costos totales de transporte.
Por ejemplo, contar con KPI logísticos para la medición de los procesos de despachos brinda claridad de cómo están funcionando las actividades de la empresa, a la vez que permitiría reducir gastos, si esa fuese la necesidad del negocio.
¿Cómo se miden los KPIs en la logística?
Los KPI por sí solos o de forma aislada no son suficientes para la toma de decisiones. Para que sean efectivos es necesario determinar objetivos de desempeño y una meta que alcanzar en un plazo determinado.
¿Cómo se arma un KPI para tu proceso logístico?
Saber cómo hacer un KPIs de la logística de tu negocio permite desarrollar estrategias de seguimiento acertadas en función de los objetivos planteados. Solo así es posible identificar obstáculos, errores o áreas de mejora en los procesos logísticos.
A continuación, descubre cómo armar un tablero de KPI en 5 pasos:
#1. Identificar el proceso que se desea medir y conceptualizar cada paso del mismo
Cada KPI logístico puede estar enmarcado en un área o proceso concreto, pero también debe estar relacionado con los atributos del desempeño logístico. Por ejemplo, el rendimiento logístico de distribución puede medirse en función de cuatro objetivos:
- Tiempo.
- Costo.
- Productividad.
- Calidad del servicio.
Entonces, se deben identificar factores cuantitativos precisos que muestran los resultados del esfuerzo invertido para lograr la meta (por ejemplo, los plazos de tiempo de entrega en la última milla). Esto permite reconocer si el equipo logró o no alcanzar el objetivo.
#2. Definir cuál será el objetivo que se quiere obtener con el KPI
Cada KPI debe tener un propósito, un objetivo que se desea alcanzar a nivel logístico. Por lo tanto, es preciso plantear metas claras basadas en el modelo de objetivos SMART (específico, medible, alcanzable, realista y con límite de tiempo)
Luego, los KPIs deben servir para medir la eficacia y la productividad de los procesos destinados a la consecución de dicho objetivo.
#3. Recolectar toda la información cuantitativa
En este punto se identifican los procesos logísticos relacionados con el KPI y se gestiona de dónde va a provenir el flujo de información que lo va a alimentar.
Por ejemplo, en caso que la información del KPI provenga de la medición del tiempo que tarda un conductor en llegar a su destino, también se deberán involucrar los procesos que determinan el logro de la meta (hábitos del chofer, rutas habituales de las entregas, entre otros posibles aspectos a considerar).
Con los KPI adecuado, incluso cuando no se logra el objetivo se está ante la oportunidad de identificar dónde estuvieron las fallas y diseñar estrategias de mejora.
Por otro lado, a cada KPI se le debe dar un nombre en relación con los parámetros utilizados:
- KPI del tiempo de las entregas de última milla,
- KPI indicador de la satisfacción del cliente, entre otros.
#4. Cuantificar y medir las variables del proceso
Una vez determinado aquello que se va a medir, es necesario darle un enfoque al indicador en tiempo y espacio en cuanto a la evaluación de la cadena de suministro. A saber,
- Tiempo: si la medición va a ser diaria, semanal o mensual.
- Espacio: si se va a enfocar en una sucursal, en una ciudad o en un país.
Por ejemplo, la medición podría enfocarse en la frecuencia diaria de varias rutas determinadas o en todas las rutas de entrega de última milla.
#5. Medir y analizar el resultado
Ahora bien, además de medir se debe analizar la información. Tanto para la medición como para el análisis posterior son de gran ayuda herramientas digitales a fin de conseguir y procesar información de calidad, confiable y actualizada.
No quedan dudas, entonces, de que la implementación de soluciones digitales específicas es parte de la optimización de la logística del negocio.
Se trata, entonces, de registrar, analizar y visualizar los indicadores adecuados, a partir de datos certeros y confiables.
Conclusiones
Saber diseñar y medir los KPIs de la logística en forma adecuada permite tomar decisiones estratégicas. De allí, será posible implementar y ejecutar acciones a partir de resultados.
Las decisiones estratégicas, con base en datos confiables y KPI a los que se les ha dado un buen seguimiento y tratamiento pueden colocar a una empresa por encima de la competencia.
Disponer de las tecnologías adecuadas es clave para que cada proceso sea supervisado de manera eficiente. Por ejemplo, con un software para transporte especializado como QuadMinds es posible:
- Llevar a cabo el seguimiento de las entregas en tiempo real.
- Planificar las rutas de distribución.
- Obtener estadísticas dinámicas relacionadas con las horas de entrega.
- Medir la satisfacción del cliente.
Si consideras incluir KPI en tu proceso de logística, no dejes de contactarnos. Nuestros asesores podrán orientarte sobre las soluciones que mejor se adecuan a tu negocio.
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