A medida que tu emprendimiento se desarrolla comienza a sentirse la necesidad de optimizar y aligerar las tareas, eso incluye la logística para hacer las entregas. Es la hora de pasar del Excel al software de optimización de rutas.
Los procesos manuales que sirvieron en un comienzo han quedado atrás y para brindarle un futuro prometedor a tu empresa, debes hacer uso de soluciones tecnológicas que agilicen las operaciones y te brinden un mayor retorno de inversión.
En este artículo te hablaremos sobre dar ese salto del Excel al software de optimización de rutas. ¿Por qué es imperativo hacer los cambios? Además te contamos los pasos que debes seguir para lograrlo con éxito.
¿Por qué es urgente dejar de utilizar Excel para controlar la logística de la empresa?
Para asegurarte de que tu entrega sea perfecta, debes planificar cada paso que te conduzca a ello. La optimización de las rutas juega un papel importante en la rapidez con la que se entregan los productos a los clientes.
Con la ayuda del software de ruteo puedes planificar la secuencia de pasos que te llevarán a una mayor eficiencia. Si comienzas a tener cada vez más pedidos, entonces es vital para poder brindar un óptimo cumplimiento.
Dicho software ayuda no solo a planificar rutas, sino que también te permite trazar la forma más eficiente de garantizar el movimiento de la flota.
¿Cómo dar el paso del Excel al software de ruteo?
Si administras un pequeño equipo de repartidores o trabajadores de campo, es normal que emplees las hojas de cálculo de Excel para organizar tus rutas.
Pero probablemente, a medida que tu empresa vaya en crecimiento, comiences a experimentar algunas limitaciones con esta herramienta. O incluso, que al sumar algunos clientes extra tus tiempos de planificación aumenten demasiado y se vuelva difícil gestionar tu logística solo con una hoja de cálculo.Si esto sucede, entonces es hora de pasar del Excel al software de optimización de rutas. Sigue este paso a paso para lograrlo con eficiencia y seguridad.
Indaga en tus necesidades
Cuando tu empresa desarrolló sus actividades de gestión de entregas o servicios de campo, Excel fue una solución fácil y rápida de implementar. Pero te das cuenta que ahora pasas cada vez más tiempo ajustando tablas y fórmulas y eso consume muchas horas y puede ser tedioso para el personal.
Automatizar los procesos, liberar al personal de las tareas repetitivas y brindar un mejor servicio al cliente pueden estar entres tus necesidades primarias. Haz una lista y enuméralas por orden de prioridades.
Además, piensa a futuro sobre lo que realmente quieres lograr con el software y lo que quieres cubrir con la herramienta. Plantéate objetivos a corto, mediano y largo plazo con la nueva solución.
Busca opciones de software de optimización de rutas
Elegir el software de ruteo adecuado es vital para el continuo desarrollo de tu negocio. Necesitas una herramienta para ayudar a los conductores a trabajar de manera más rápida e inteligente, que les ahorre tiempo y frustraciones.
También puedes usar este tipo de solución para mantenerte conectado con tu equipo. Facilita su trabajo y rastrea automáticamente las actualizaciones de entrega y las ubicaciones de los conductores.
Genera un backup de tu información
En pocas palabras el backup es una copia de los datos o archivos de tu sistema. Si la versión «principal» de los datos se llegara a destruir o dañar, el backup podrá restablecer nuevamente la información.
Es importante realizar este procedimiento cada vez que requieras instalar un software nuevo en tu empresa. De esta forma, en caso de llegar a fallar el proceso o surja algún percance, tus datos estarán seguros y resguardados.
Implementa el software
Esto implica elegir correctamente el software para satisfacer tus necesidades de optimización de entrega y planificación de rutas, con su posterior puesta en marcha y capacitación a tus equipos.
Este paso también incluye la evaluación del software, ¿es realmente eficiente? ¿Es necesario realizar algún cambio? Cada detalle cuenta y debe ser identificado en el momento para que pueda cumplir con los objetivos establecidos.
Centraliza la información
La integración o centralización de información es un paso crítico dentro de la implementación del software de ruteo e implica la migración de datos de un sistema a otro. Esto es fácil de hacer con una plataforma que permita la integración mediante API, como QuadMinds.
Con la debida centralización, puedes evitar que tu equipo tenga que copiar o buscar datos entre sistemas manualmente. Así podrás tener toda la información en un solo repositorio para fácil acceso.
Capacita a tu personal
La implementación del software a menudo sólo se asocia con los pasos técnicos, pero preparar y entrenar a tu equipo es una parte fundamental del proceso.
Crea programas de incorporación y capacitación de empleados en paralelo con la implementación, para que no tengas tiempo de inactividad una vez que el software esté listo para usarse.
Ejecuta la totalidad de las tareas desde el software
Finalmente empieza a ejecutar todas y cada una de las funcionalidades del software de ruteo y saca el máximo provecho de ellas. Desde los aspectos más básicos hasta su integración con otras aplicaciones o software.
Algunos software te permiten transferir los datos de tus clientes y conectarlo a un CRM (Customer Relationship Management) . Así podrás obtener la información de los destinos visitados con frecuencia y agregarlos rápidamente a tus rutas de conducción.
QuadMinds te ofrece un software de optimización de rutas con el que podrás organizar eficientemente todas tus entregas, reducir los tiempos de planificación, encontrar la mejor ruta de entrega y notificar todos los detalles de la misma a tus clientes.
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Conclusión
En la economía actual, la eficiente gestión de las entregas es una estrategia muy subestimada para el éxito empresarial. Al hacer el salto del Excel al software de optimización rutas podrás obtener múltiples beneficios.
Para que ese proceso sea exitoso es necesario crear un plan de implementación. Esto debe incluir ciertos pasos básicos como buscar las opciones de software, generar un backup y centralizar la información, además de capacitar a tu personal, entre otros.
En QuadMinds ponemos a tu disposición nuestra solución tecnológica para que comiences a hacer más eficientes tus procesos de entrega y puedas hacer mejores planificaciones de rutas. Contáctanos ahora mismo.
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