Toda empresa enfocada en ser sustentable y prosperar debe, sin dudar, controlar la variación de costos operacionales y buscar mayor eficiencia. Especialmente, porque hablamos de controlar todos los gastos relacionados con su funcionamiento.
Por ejemplo, materia prima, salarios, impuestos comerciales, gestión del almacén y el inventario, embalajes, transporte y distribución. Entonces, el control total de todos estos costos es una de las mejores formas de lograr un negocio más rentable.
Para que tengas una mejor idea de como optimizar el control de gastos operativo, desde QuadMinds te haremos algunas recomendaciones. ¡Continúa leyendo y aprende cómo puedes reducirlos en la práctica!
#1 Mejorar las rutas de entrega
Optimizar las rutas de entrega de tu cadena de suministros es un factor fundamental para el proceso de ventas. Más allá de eso, la flota debe ajustarse, en tamaño, a la oferta y demanda de tus productos y a los tiempos de logística.
Entonces, conocer tus recursos y la capacidad operativa de la empresa es vital para comprender; específicamente, a cuánta materia prima puedes acceder y qué cantidad de producción puedes acarrear hacia los centros de acopio o bodegas.
Una vez que tienes clara esa información, así como el número de unidades disponibles, deberás planificar la mejor ruta para dicho transporte. Esto incluye escoger la mejor ruta para acortar la distancia entre los puntos de acopio y venta.
Además, reduce el tiempo de traslado al considerar la hora del día en que el tráfico baja y puede acelerarse la logística.
En todo caso, una plataforma logística como QuadMinds puede ayudarte a mejorar las rutas y optimizar operaciones logísticas. Así, puedes subsanar las pérdidas de tiempo en la planificación de tu empresa.
También, guiar a los operadores logísticos para que planifiquen y maximicen los recursos con los que cuentas. Como resultado de mejorar las rutas de entrega, tus clientes se sentirán más satisfechos y aumentará la escalabilidad de tu empresa.
#2 Aumentar el control de gastos
Elabora una lista detallada de todos tus gastos. Por ejemplo, identifica cuáles son tus gastos fijos, tus prioridades y qué gastos son prescindibles. Para hacerlo, es indispensable establecer metas cuantificables, realistas y alcanzables.
Así, al definir tus prioridades, sabrás cuál es tu objetivo y cuánto tiempo te llevará conseguirlo según tus finanzas. Con eso listo, ahora el control de gastos debe formar parte de tu estrategia financiera.
Como resultado, puedes hacerla más competitiva y elevar su rentabilidad. Recuerda, las herramientas tecnológicas son fundamentales, ya que permiten controlar los gastos de forma correcta y completa.
Adicionalmente, hay algunas acciones que son ideales y complementarias:
- Establece presupuestos por área. Deben ser acordes a las metas empresariales.
- Incorpora una plataforma de rendición para empleados.
- Evalúa los gastos por período y compáralos con los ejercicios anteriores.
- Lleva un estricto control de la caja chica.
- Crea conciencia en tus colaboradores respecto al uso de recursos y herramientas, para gestionarlos de manera eficiente.
#3 Revisar indicadores del área
El principal y mejor aliado para mantener bajo control la variación de costos operacionales son los indicadores de desempeño. Hablamos de las métricas cuantitativas que permiten evaluar el desempeño de cada proceso en la empresa.
En ese contexto, algunos ejemplos de indicadores de desempeño relacionados directamente con los procesos logísticos son:
- Entregas a tiempo.
- Número de pedidos procesados, enviados y entregados. Sin ningún impacto o contratiempo en el camino.
- Tiempo medio de entrega.
- Costos de transportación y almacenamiento.
- Tiempo de ciclo de la orden (plazo de entrega).
- Nivel medio de existencias.
Adicionalmente, hay algunos KPI específicamente relacionados para reducir costos que seguramente te serán de gran utilidad:
- Ahorro anual. Se consigue eliminando procesos ineficaces y acuerdos poco rentables con los proveedores.
- Gastos imprevistos. Cuanto más avances en el control de gastos innecesarios o no aprobados, más saludables serán sus resultados.
- Gestión de proveedores. Cuantos menos proveedores trabajen contigo, más posibilidades tendrás de conseguir buenas ofertas.
- Ahorro de costos. Permite visualizar dónde están funcionando tus esfuerzos con mayor eficacia y qué áreas necesitan mayor atención.
- Precios y cumplimiento de contratos. Para optimizar la gestión de gastos debes asegurarte que los contratos se cumplan en detalle. De lo contrario, negocia para conseguir mejores precios y aprovecha siempre las condiciones favorables de pago.
#4 Automatizar procesos y capacitarse
Controlar, organizar, planificar, cumplir metas y mejorar todos los procesos productivos exige automatización y capacitación. Además, controlar los costos operacionales es la mejor decisión, frente a mercados volátiles y selectivos.
Ahora bien, en el contexto de las operaciones logísticas, automatizar procesos tiene un papel fundamental para ser más eficientes. También, ahorrar tiempo y recursos para el negocio.
En este contexto, automatizar con QuadMinds te ayuda a optimizar la logística empresarial y mantener bajo control la variación de costos operacionales. Por ejemplo, te permite:
- Planificar mejores rutas y mejorar el nivel de servicio.
- Reducir costos logísticos equilibrando el uso de la flota.
- Aumentar la visibilidad de la operación.
- Obtener datos estadísticos centralizados y confiables. Para mejorar la toma de decisiones.
- Mejorar la experiencia de los clientes. Con datos generados en tiempo real.
Si algo está conectado con todas estas estrategias para reducir costos operacionales, es tu equipo y cómo maneja el negocio. Entonces, una buena capacitación, gestión de talento, feedback y escucha activa, optimiza el proceso.
Asegúrate de que tus colaboradores reciban capacitación adecuada, identifica fallas y conviértelas en aprendizaje. Así, entienden como controlar y reducir costos, además, sentirse motivados, valorados y eliminas la reelaboración.
Conclusiones
Entender cómo controlar la variación de costos operacionales requiere estar dispuesto a evaluar tu empresa con atención y constancia. Además, examinar los detalles sin temor a admitir que ciertas estrategias no dieron los resultados esperados.
Desde QuadMinds te invitamos a realizar una buena planificación de costos y asegurar la salud financiera de tu empresa. Considera que automatizar es la mejor estrategia para luchar contra el despilfarro, por más simple o complejo que sea.
Al reducir costos operacionales de forma planificada, ganas mayor control sobre los gastos operativos. Además, estarás preparado para cualquier imprevisto y aumentar tus ventas.
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